物流最前線 [クライアント事例紹介] 
課題を解決したクライアント企業が自ら語る、物流改革の舞台裏とは?

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「社内便改革」で6000万円のコスト削減とリスク管理を両立 
個人情報を含む社内便の配送システムを全面的に刷新 
全日本空輸株式会社 様 (取材・編集 日経BPコンサルティング)


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Chapter-01. 
重要書類の送付に活用 
個人情報保護法に対応し簡易書留などで従来は送付

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全日本空輸株式会社
総務部 総務チーム
リーダー
堂内博史 氏

物流コストの削減に厳しい目を向けている企業でも見過ごしがちなのが、社内便の物流コストだ。特に個人情報に代表される重要情報を記載した書類を送付する時は、漏洩を危惧するあまり、コストを度外視してセキュリティーの高い輸送手段を選択する企業が少なくない。

そんな中、全日本空輸(ANA)は2009年3月から、個人情報などを含む“重要書類”をグループ内でやり取りする際の運用ルールを全面的に見直し、セキュリティーを確保しつつ、大幅なコストダウンに成功した。

同社もそれまでは、重要書類は簡易書留や安全だがコストの高い配送手段で送っていた。輸送中に発生するトラブルに迅速に対応するためには、書類追跡の機能が欠かせないと判断したからだ。

ANAグループは航空会社として飛行機を運航するだけでなく、空港などの拠点を結ぶ自社物流ネットワークも保有している。その物流網を活用すれば、グループ内で頻繁に往来する社内便はほぼ無料で輸送できる。実際、2000年代前半までは自社ネットワークで社内便を輸送していた。

ところが2005年4月に個人情報保護法が全面施行されたことで状況が変わった。この法律によって5000件以上の個人情報をデータベースなどで保有する事業者には、保護義務が課されたからだ。万一、個人情報を漏洩させれば、企業ブランドの失墜は避けられない。それだけに、同社も他社同様、コストはかかっても有効な対策を施さざるを得なかった。

もちろんそれまでも、どこの空港を発着したといった履歴は残していた。しかし、それは複数の封筒をひとまとめにした状態での履歴にすぎず、1通ごと個別に履歴を把握していたわけではなかった。このため、いざ誤配や未着などのトラブルが発生した際に詳細を調べようとすると、迅速な対応が難しいという問題があり、簡易書留などによる送付に切り替えざるを得なかった。

しかし、自社物流網があるのに、グループ外に多額の支払いが発生していることを問題視する声も、社内には少なくなかったという。その課題を解決すべく、社内便の管理を担当するANAの総務部が検討を始めたのは、2007年春のことだった。

最大の問題は、実際に自社物流の現場運用を担当している子会社のANAロジスティクサービスのシステムでは、社内便の処理状況を逐次、トレース(追跡)できない点にあった。総務部で現在、社内便の運用管理の責任者を務めている総務チームの堂内博史リーダーはこう説明する。

「当社の社内便は従来、差出人が社内の決められた場所に投函してから、受取人が指定された場所に受け取りに行くまでの間がすべてブラックボックスになっていた。どのタイミングで着くのか、あるいはどういう状況にあるのかをトレースできない。このため万一紛失した場合にも、どこで紛失したのか特定できないという問題を抱えていた」


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