メ文書物流ソリューション 
[情報改革] [物流改革]

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書類追跡機能とバックオフィス業務サポートで、効率的な文書物流体制を構築

社内便や重要書類などの文書を安全かつスピーディーに届け、文書物流にかかる時間・コスト・手間を大幅に低減する!

業務の推進に欠かせない社内便、顧客へ発送する重要書類など、様々な文書が行き交うビジネスの世界。効率的で効果的な文書物流のしくみを整えておくことは、業務のスムーズな展開、お客様の獲得・コンタクト強化はもちろん、コストや時間の削減、業務の省力化にもつながります。また、個人情報が記載された文書のセキュリティーを確保することは、もはや社会的な責務となっています
ヤマトグループの「文書物流ソリューション」は、ビジネスに必要とされる様々な文書の集荷・配送はもちろん、印刷・保管・発送なども含め、セキュリティーや確実性を担保しながらトータルにサポートするサービスです。お客様の課題や条件に応じてカスタマイズできるため、文書物流に関する業務効率をアップさせ、コスト削減も実現します。

導入メリットソリューションのしくみ導入事例紹介お問い合わせ

導入メリット

配送状況の見える化 社内便をバーコードなどで管理。クラウド型追跡サービスで、重要書類の誤配や遅配などのトラブルにも迅速に対応
セキュリティー確保 バーコードなどによる追跡・管理機能や、文書の保管から発送までの一元管理でセキュリティー向上
リードタイム短縮 文書配送ルートの最適化やバックオフィス機能の代行・サポートで物流にかかる時間を大幅短縮
コスト削減 共同配送の利用や、ヤマトグループの物流施設を利用して文書保管や発送を行うことによるコスト削減
業務効率化 印刷・保管・作業(ピッキング、封入・封緘など)・配送など、文書物流に関わる業務の集約や代行による業務効率アップ
営業支援 新規開拓や売上向上に直結するような顧客向け重要書類の送付を迅速に行うことで、営業機会損失を減らすなど、業態に応じたバックアップを実現

ソリューションのしくみ

配送管理システムによる社内便の一元管理
バーコード導入などによる社内便の見える化を実現し、発送から受領までを一元管理することで、セキュリティーを確保
カスタマイズ性の高い社内便ネットワークの確立
社内便もヤマトグループが運行する車両を活用して、本社・支店・出張所などを効率的にスピーディーに回るネットワークを確立
社内便を配送する地域やエリアが同一の場合、セキュリティー確保を前提に、コスト削減が可能な共同配送のしくみを提供
多様な書類を支店や出張所ごとにマージし、共同配送ネットワークを使って届けることが可能
文書物流のバックオフィス業務代行・サポート
文書の保管・管理、発送作業、配送など、文書物流に関わるバックオフィス業務をヤマトグループで一元管理・代行することが可能
文書の保管・配送などを担うバックオフィス自体をヤマトグループの物流拠点内に設けることも可能。同拠点には封入機や、書類を必要部数のみ調達できるオンデマンド印刷機も配備
文書配送の最適化・迅速化・エコ化の実現
外部への書類発送は、ヤマトグループの各種宅急便、航空便などを駆使して配送を最適化
書類作成・封入・発送の代行により作業完了までを迅速化。例えば、発送指示をデータ通信で行い即日発送。遠方の支店や出張所、個人のお客様へも最短で翌日のお届けを実現
機密性が重視される文書の場合、安全な輸送資材を開発・導入することも可能。また環境負荷を低減させるため、リターナブル資材の導入も可能

導入事例紹介

全日本空輸株式会社 様

クラウド型のトレースサービスを用いた「社内便改革」で、セキュリティーの確保と年間6,000万円のコスト削減!

個人情報保護法施行を受け、セキュリティーを担保できる社内便配送のしくみの構築が求められた
簡易書留などに切り替えたが、多額の配送コストが生じたため、ヤマトグループの「荷物お問い合わせシステム」と同様のバーコード管理による追跡機能を備えた「社内便トレースサービス」を導入した
自社で定めるセキュリティー基準の順守、現場で運用している人に負担をかけないなど、自社仕様の社内便システムにカスタマイズ
トレース機能により、社内便の配送状況を逐一、把握でき、誤送、遅延などのトラブルが激減問い合わせにも即時対応
環境に配慮しつつ、封筒コスト削減を図るため、耐久性に優れた布製専用リターナブル封筒を導入した
ヤマトグループが開発したシステムを利用することで初期導入コストを削減。また、ランニングコストもバーコード付きシール発行料15円/枚のみで、年間6,000万円のコスト削減を実現

このシステムを使った社内便は、範囲を徐々に拡大して重要書類、稟議(りんぎ)書や請求書などの送付にも活用し、これらについてもコストを抑えながらリスクの軽減を実現。
また、客室乗務員に配布された業務用iPadなど、書類の枠を飛び越えて、柔軟な社内便の運用に成功している。

全日本空輸株式会社 様 事例紹介
野村證券株式会社 様

目論見書の保管・管理と発送業務をアウトソーシング。
当日発送・翌日配達で営業機会の損失を防止

支店や投資家様に送る目論見書が大量にあり、それを厳重に保管・管理できるスペースが必要
また、支店や投資家様から要求があった場合、すぐに配送対応できなければ営業機会を失う可能性があった
ヤマトグループに目論見書の保管、発送作業、配送に関わる業務を一括してアウトソーシング
朝・昼2回のデータバッジを設定して発送指示をデータ受信。目論見書を封入・封緘して、当日中に宅急便などで発送。全国翌日配達を実現した
日興ビジネスシステムズ株式会社 様

文書の印刷・保管・配送をヤマトグループに一括アウトソーシング。
安全・定時配送・低コストの配送システムを確立!

法律改正により、会社の拠点間を結ぶ社内便の新たな送付体制を構築する必要が生じた。顧客の個人情報などが記載された重要書類だけに、紛失や誤配が許されず、また、定時配送・回収が必須
ヤマトグループの「配送管理システム」を導入し、出荷場所や配送先などをバーコードで管理することで、定時配送を実現。また、紛失や誤配の防止にもつながっている
社内便の配送センターをヤマトグループの物流センター内に作業担当者ごと移管。また、文書の印刷・保管・配送を一括してヤマトグループに依頼することで、バックオフィス業務のアウトソーシング化を実現。業務の効率化と大幅なコスト削減に成功
首都圏については、ヤマトグループが運行する車両を使って各支店への社内便のルート配送を確立。ヤマトグループの提案により、社内便の共同配送をスタート。状況の変化に応じて、適宜、配送ルートの最適化を図り、配送コスト削減を実現
支店ごとに個別に処理していた個人情報などを含む機密文書を社内便で集めて一括処理することで、処理コストを低減させた

社内便の共同配送に参加する企業も増加し、今後も社内便のさらなる最適化と、コスト削減が見込まれる。

日興ビジネスシステムズ株式会社 様 事例紹介

お問い合わせ

ヤマトグループの「文書物流サービス」は、ビジネスに必要とされる様々な文書の集荷・配送はもちろん、印刷・保管・発送なども含め、セキュリティーや確実性を担保しながらトータルにサポートするサービスです。お客様の課題や条件に応じてカスタマイズできるため、文書流通に関する業務効率をアップさせ、コスト削減も実現します。

©弘兼憲史/講談社

社内便や各種の文書・書類などの物流をスピーディーに、セーフティーに、低コストで行いたいと考えている企業様、ぜひ一度、ヤマトグループのソリューション・ラボにご相談ください。ご一緒に解決策を考え抜きます。



ヤマトグループの解決力【ソリューション紹介】

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ヤマトグループについて

ヤマトグループは、全国に宅急便ネットワークを展開するヤマト運輸(株)、データセンターを含む様々なITソリューションを開発・運用するヤマトシステム開発(株)、宅急便では運べない家電・家財や機械を運搬・セッティングするヤマトホームコンビニエンス(株)、国内外の物流アウトソーシングを強みとするヤマトロジスティクス(株)、決済サービスをご提供するヤマトフィナンシャル(株)など、「情報と物流と決済」にまたがるグループ企業の強みを集約することで、クライアント企業が抱える課題を全体最適の視点で解決するソリューション提供に取り組んでいます。

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